Papiere ordnen leicht gemacht: Fünf Tipps
Heutzutage sind viele Dokumente online abrufbar oder können ganz einfach digitalisiert werden. Trotzdem kennen alle von uns das Zettelchaos, das ausbricht, sobald die Steuererklärung ansteht. Manchen fällt es vielleicht sogar schwer, die tägliche Post zu sortieren und einen geeigneten Platz dafür zu finden. Deshalb möchten wir Sie an die Hand nehmen – mit fünf Tipps, wie Sie ganz einfach Ihre Papiere ordnen können.
Büromaterial besorgen
Bevor Sie loslegen, entscheiden Sie sich für ein Ordnungssystem. Besorgen Sie dafür geeignete Ordner, Ringbücher oder Hefter. Besonders für Dokumente, die nicht gelocht werden sollen, eignen sich Sammelmappen. Die gibt es in verschiedenen Farben, Mustern und Größen. Sie können somit in jedem Schrank wunderbar einsortiert werden. Ein Notizbuch mit Stift sollte außerdem immer parat liegen.
Ein Zeitfenster blocken
Es dauert seine Zeit, das Chaos einmal zu beseitigen und die Papiere sinnvoll zu ordnen. Da gibt es leider auch keinen leichteren Weg. Am besten suchen Sie sich ein festes Zeitfenster aus, in dem nichts anderes erledigt werden muss. Idealerweise sind Sie sogar allein zu Hause und werden nicht von Kindern, Hund oder Katze umkreist.
Unterlagen ausmisten
Nun werden alle vorhandenen Unterlagen gestapelt und durchgesehen – setzen Sie sich hierzu an einen großen Tisch oder sogar auf den Fußboden. Vermutlich stoßen Sie auf Unterlagen lange gekündigter Verträge oder Rechnungen von Geräten, die Sie gar nicht mehr besitzen. Ältere Dokumente, die zum Beispiel für die Rentenversicherung benötigt werden, sollten Sie nicht wegwerfen. Trennen Sie sie aber von aktuell wichtigen Dokumenten.
Kategorien überlegen und Ordnungssystem beschriften
Sie haben sich nun einen Überblick über Ihre „Zettelwirtschaft“ verschafft. Nun fällt es garnicht mehr schwer, die Papiere in Kategorien zu ordnen. Möglicherweise können die Oberkategorien „Versicherungen“, „Arbeit“ oder „Wohnung“ heißen. Überlegen Sie sich aber auch passende Unterkategorien, damit Sie sich später auch innerhalb einer Sammelmappe schneller zurechtfinden. Denken Sie auf jeden Fall auch an eine Mappe mit persönlichen Dokumenten: Geburtsurkunde, Kopie des Personalausweises, Reisepass, Impfpass, Meldebescheinigung, Vollmachten, etc. Sie haben Kinder? Dann legen Sie für jedes Kind eine eigene Mappe an, um dessen jeweilige Papiere zu ordnen.
Regelmäßiges Abheften
Wenn Sie einmal ein übersichtliches System aufgebaut haben, werden Sie nie wieder viel Zeit aufwenden müssen, um eine bestimmte Rechnung zu suchen. Wenn es Ihnen schwerfällt, Ihre Dokumente regelmäßig zu sortieren, legen sie einen Tag im Monat fest, an dem Sie Papiere ordnen und wichtige Unterlagen abgeheftet werden. Außerdem bietet es sich an, an einem festen Tag im Jahr alle Ordner und Mappen durchzusehen und veraltete Papiere auszusortieren – zum Beispiel im Rahmen des Frühjahrsputzes oder im Januar nach dem Motto: Weg mit den Altlasten im neuen Jahr!
Sie möchten nun direkt loslegen? Dann gefällt Ihnen sicherlich unsere Sammelmappe de Luxe, die sich zu verschiedenen Größen falten lässt und in diversen wunderschönen Designs erhältlich ist. Denn wer sagt, dass Dokumente nur in langweilig-grauen Aktenordnern aufbewahrt werden sollten?
Sammelmappen de Luxe
